Was ist Monkey Office?
Monkey Office ist eine leistungsstarke und zugleich einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware, die sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen richtet. Die Software stammt von der Firma ProSaldo und wird seit Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Dank ihres modularen Aufbaus ist Monkey Office flexibel einsetzbar – vom einfachen Rechnungsprogramm bis hin zur vollumfänglichen Buchhaltungslösung mit DATEV-Export.
Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), doppelte Buchführung (Bilanz) oder Warenwirtschaft – Monkey Office bietet für viele Anforderungen die passende Lösung und ist mehr als eine Finanzbuchhaltung. In diesem Beitrag zeigen wir, für wen sich die Software besonders eignet, welche Vorteile sie bietet und wie du deine Buchhaltung mit unserem intelligenten Automatisierungstool noch effizienter gestalten kannst.
Für wen ist Monkey Office geeignet?
Monkey Office richtet sich an folgende Zielgruppen:
- Selbständige und Freiberufler
- Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
- Start-ups
Selbstständige und Freiberufler
Ob Grafikdesigner, Texter, Fotograf oder IT-Berater – viele Solo-Selbstständige möchten ihre Buchhaltung selbst erledigen, ohne gleich in teure und überdimensionierte Softwarelösungen zu investieren. Monkey Office bietet hier einen perfekten Einstieg. Als Einzelselbständiger bist du lediglich verpflichtet, eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorzulegen. Dies wird von Monkey Office optimal unterstützt.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
Kleine Firmen mit mehreren Mitarbeitenden profitieren besonders von den Zusatzmodulen wie Warenwirtschaft und Anlagenverwaltung. Durch die intuitive Bedienung und die umfangreichen Funktionen lässt sich Monkey Office gut in bestehende Arbeitsabläufe integrieren – auch ohne eigene Buchhaltungsabteilung. Monkey Office unterstützt die Bilanzierung und ist somit auch für Gesellschaften wie UGs und GmbHs geeignet.
Start-ups
Gerade in der Gründungsphase zählt jeder Euro. Monkey Office bietet ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis und unterstützt Start-ups dabei, von Anfang an professionelle Rechnungen zu schreiben, Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten und die Buchhaltung sauber aufzusetzen. Die ersten 12 Monate sind bei Monkey Office für Start-ups kostenfrei.
Die wichtigsten Funktionen von Monkey Office
Rechnungsstellung
Mit Monkey Office lassen sich im Modul Rechnungswesen schnell und einfach Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen. Diese können direkt als PDF per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden. Serienrechnungen, Skonti, Rabatte, Zahlungsziele und verschiedene Steuersätze sind ebenfalls kein Problem. Natürlich können auch E-Rechnungen erstellt werden (XRechnung und ZUGFeRD). Somit werden alle Vorschriften eingehalten und auch die Rechnungsstellung an Behörden und öffentliche Einrichtungen ist möglich, da diese in der Regel eine XRechnung erwarten.
Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen über Monkey Office bietet viele Vorteile gegenüber anderen Varianten wie bspw. Word Vorlagen. Du hast alle Kunden- und Artikeldaten in Monkey Office zur Verfügung und bist somit viel schneller als bei Verwendung von Word oder Pages. Auch die Fortführung eines Angebots zur Auftragsbestätigung und weiter zur Rechnung ist mit Monkey Office viel schneller erledigt, als mit einer Textverarbeitung. Last but not least: du hast eine Auswertung aller offenen Posten im Blick und bist so ständig über alle Zahlen informiert. Und wenn es mit einer Zahlung mal klemmt kannst du sogar eine Mahnung erstellen.
Buchhaltung
Monkey Office ermöglicht sowohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als auch die doppelte Buchführung (Bilanz). Kontoauszüge lassen sich importieren und die Umsatzsteuer-Voranmeldungen können über das integrierte ELSTER Modul direkt ans Finanzamt übermittelt werden.
Du musst deine Buchhaltung natürlich nicht vollständig selbst erledigen. Monkey Office wächst sozusagen mit. Vielleicht beginnst du damit, Angebote und Rechnungen über Monkey Office zu erstellen und überlässt den Rest deinem Steuerberater. Später kannst du dann die vorbereitende Buchführung selbst übernehmen und die Daten an den Steuerberater übermitteln. So hast du stets alle Zahlen tagesaktuell im Blick.
Um Zeit zu sparen, kannst du mit unserer Lösung den Großteil der Buchungen vollautomatisch aus den Eingangsrechnungen erstellen. Dazu definierst du einmal einige Regeln und auf Knopfdruck wird die Kontierung durchgeführt.
Warenwirtschaft
Für Unternehmen mit Lager und Produktverwaltung bietet das Modul Warenwirtschaft Funktionen wie Artikelverwaltung, Lagerbestände, Bestellungen und Lieferantenmanagement.
Steuermeldungen über ELSTER
Wenn du USt.-pflichtig bist, musst du in der Regel monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese Steuermeldungen können mit Monkey Office automatisch aus den Buchungen erstellt werden. Die Übertragung an das Finanzamt erfolgt dann per ELSTER Modul auf Knopfdruck.
DATEV-Export
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist der DATEV-Export besonders hilfreich. So können alle Buchungsdaten bequem übergeben werden, ohne dass doppelte Arbeit entsteht. Du kannst also deine vorbereitende Buchhaltung in Monkey Office erledigen und das Ergebnis an den Steuerberater übergeben.
Monkey Office bietet dir volle Flexibilität. So kannst du entscheiden, ob du bspw. die USt. Voranmeldungen selbst übernimmst und der Steuerberater lediglich den Jahresabschluss macht.
Vorteile von Monkey Office auf einen Blick
Modularer Aufbau: Du zahlst nur für die Module, die du wirklich brauchst.
Benutzerfreundlich: Intuitive Oberfläche, leicht verständliche Menüs.
Lokal installiert: Deine Daten bleiben auf deinem Rechner – volle Kontrolle und Datenschutz.
Regelmäßige Updates: Sicherheit und aktuelle steuerliche Anforderungen sind gewährleistet.
DATEV-Schnittstelle: Erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Windows und Mac: Die Installation ist auf beiden Betriebssystemen möglich.
- Monkey Office Connect: Diese Schnittstelle bietet die Anbindung anderer Programm an Monkey Office, wie bspw. unsere Lösung zur automatisierten Erstellung von Buchungssätzen.
Automatisierte Buchhaltung mit Mr. Carson – Monkey Office noch effizienter nutzen
Wer Monkey Office regelmäßig nutzt, kennt die Routine: Rechnungen müssen erfasst, Kontierungen gesetzt und Belege gebucht werden. Hier setzt unser Tool Mr. Carson an: Es automatisiert den Prozess der Rechnungserfassung und Buchung innerhalb von Monkey Office. Mithilfe intelligenter Regeln erkennt die Software, wie ein Beleg zu verbuchen ist und übernimmt die Kontierung automatisch.
Es können sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen verbucht werden. Eingangsrechnungen sind solche, die du von jemandem erhältst und zu bezahlen hast. Ausgangsrechnungen, die du mit Monkey Office erstellst, werden ohnehin automatisch verbucht. Du kannst aber auch Ausgangsrechnungen aus anderen Quellen wie bspw. deinem Online Shop mit Mr. Carson automatisiert verbuchen.
Die Rechnungen können aus unterschiedlichen Quellen stammen:
- GetMyInvoices: Dieser Dienst lädt deine Rechnungen automatisch aus den diversen Online Plattformen herunter. Wir greifen über die GetMyInvoices API auf die Rechnungen zu, verbuchen sie automatisch und speichern sie lokal ab.
- PDF Dateien: Rechnungen können als PDF Datei importiert werden. Dabei erfassen wir alle relevanten Daten aus dem PDF wie bspw. den Rechnungsabsender, Netto-, Brutto- und USt. Beträge, etc.
- Zapier: Zur Anbindung und Integration unterstützen wir Zapier. So kannst du bspw. deinen Online Shop integrieren.
Deine Vorteile mit der Automatisierung:
Zeitersparnis: Keine manuelle Kontierung mehr – die Regeln übernehmen das für dich.
Fehlervermeidung: Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig.
Effizienzsteigerung: Spare wertvolle Zeit und konzentriere dich auf dein Kerngeschäft.
Skalierbarkeit: Ideal, wenn du wachsende Belegmengen effizient verarbeiten willst.
- Belegablage: Alle PDF Dateien werden mit der Monkey Office Belegnummer versehen und an der richtigen Stelle abgelegt.
Die Einrichtung der Regeln erfolgt intuitiv: Wiederkehrende Buchungsarten – z. B. Handyrechnung, Miete, Software-Abos – werden einmal definiert, danach läuft alles automatisch.
Warum Monkey Office die richtige Wahl ist
Viele Selbstständige und Unternehmer stehen früher oder später vor der Frage: Selber buchen oder alles an den Steuerberater abgeben? Monkey Office bietet hier einen goldenen Mittelweg: Du behältst die Kontrolle über deine Zahlen, kannst aber bei Bedarf jederzeit Daten an den Steuerberater übergeben.
Auch im Vergleich zu Cloud-Lösungen wie lexoffice, sevDesk oder Fastbill punktet Monkey Office mit folgenden Aspekten:
Native Anwendung: Statt im Browser arbeitest du mit einer Windows oder Mac Anwendung.
Datensicherheit: Da lokal gespeichert wird, gibt es keine Cloud-Risiken.
Flexibilität durch Automatisierungen: In Verbindung mit Tools wie Mr. Carson oder Zapier entsteht eine besonders starke Kombination.
Fazit: Monkey Office – leistungsstark, flexibel und mit Automatisierung unschlagbar
Monkey Office ist mehr als nur ein Rechnungsprogramm – es ist ein vielseitiges Werkzeug für alle, die ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen wollen. Mit dem modularen Aufbau, der lokalen Speicherung und der einfachen Bedienung ist es besonders für Selbstständige, KMUs und Start-ups attraktiv.
Wer zusätzlich auf smarte Automatisierung setzt, z. B. mit unserem Tool Mr. Carson, kann noch mehr aus Monkey Office herausholen. Automatisch Rechnungen verbuchen, Regeln setzen, Prozesse verschlanken – das ist moderne Buchhaltung.