MonKey Office Connect

Die Buchhaltungssoftware MonKey Office ist eine Desktop Anwendung, die unter macOS und Windows zur Verfügung steht. Die Anwendung verwendet eine Datenbank, in der sämtliche Buchhaltungsdaten gespeichert werden. Damit Mr. Carson Buchungen direkt in MonKey Office anlegen kann, wird ein weiteres Programm von MonKey Office benötigt: MonKey Office Connect.

Diese Anwendung bietet eine Programmierschnittstelle (API), mit der Buchungen direkt in MonKey Office angelegt werden können. Ohne MonKey Office Connect kann Mr. Carson die Buchungen nicht in MonKey Office anlegen. Das Programm ist kostenfrei erhältlich. Es muss lediglich eine kostenfreie Lizenz beantragt und alles eingerichtet werden.

Die folgende Abbildung zeigt Ihnen vorher/nachher:

MonKey Office Connect

MonKey Office Connect kann nicht direkt auf die Datenbankdatei zugreifen. Es wird zusätzlich cubeSQL benötigt, was ebenfalls kostenfrei verfügbar ist.

Bevor Sie Mr. Carson mit MonKey Office auf die bequemste Weise nutzen können (direktes Anlegen der Buchungen in MonKey Office), muss daher einmalig MonKey Office Connect installiert und eingerichtet werden. Die folgende Installationsanleitung führt Sie Schritt für Schritt durch diese Installation hindurch. In der Abbildung sehen Sie den Ist-Zustand Ihrer MonKey Office Installation sowie den benötigten Soll-Zustand.

Sie finden auch direkt bei MonKey Office eine Anleitung zur Installation von MonKey Office Connect.

Installationsanleitung

Schritt 1: cubeSQL installieren

MonKey Office greift intern direkt auf die Datenbank Datei zu. Damit zukünftig auch Mr. Carson Buchungen anlegen kann, muss auch MonKey Office Connect auf die Datenbank zugreifen können. Dazu ist die Installation von cubeSQL erforderlich.

Download cubeSQL

Laden Sie den cubeSQL Server. von diesem Link herunter.

Installation cubeSQL

Starten Sie anschließend den Installer.

  • Unter Windows verwenden Sie die Windows 64Bit Version.
  • Unter macOS verwenden Sie die MacOS 64Bit (Intel/ARM) Version. Der Download ist sowohl für Macs mit Intel Prozessor geeignet als auch für die Apple Silicon Prozessoren.

Beantragen einer kostenfreien cubeSQL Lizenz

Unter diesem Link müssen Sie nun eine kostenfreie Lizenz beantragen. Beantragen Sie einen so genannten Freeware Key.

Starten von cubeSQL und Eintragen der Lizenz

Nachdem Sie den Lizenz Key erhalten haben, tragen Sie diesen ein und starten Sie den cubeSQL Server.

Schritt 2: Import der MonKey Office Datenbank

Die bestehende Datenbank Datei von MonKey Office muss nun dem cubeSQL Server zur Verfügung gestellt werden.

Schritt 3: MonKey Office auf cubeSQL umstellen

Starten Sie nun MonKey Office. Wie immer fragt MonKey Office nun nach der Datenbank. Voreingestellt ist die lokale Datenbank, die Sie bislang verwendet haben.

Wählen Sie links die Schaltfläche „Mit cubeSQL-Server verbinden…“.

MonKey Office Buchhaltung Lokal

Tragen Sie die folgenden Werte ein:

  • Server: 127.0.0.1 (das ist die Adresse Ihres Rechners)
  • Port: 4430 (das ist der Standard für cubeSQL)
  • Anwender: admin (diesen Benutzer haben Sie zuvor während der cubeSQL Installation angelegt)
  • Kennwort: dieses haben Sie ebenfalls während der cubSQL Installation vergeben

Wählen Sie anschließend die Schaltfläche „Verbindung herstellen“. Sind alle Angaben korrekt, wird im unteren Bereich die MonKey Office Datenbank angezeigt. Wählen Sie diese aus und bestätigen Sie mit Ok.

Öffnen Sie zukünftig immer die „Server“ Datenbank von MonKey Office.

MonKey Office Buchhaltung Server

Schritt 4: MonKey Office Connect installieren

MonKey Office Connect bietet Anwendungen wie Mr. Carson die Möglichkeit, direkt auf die Buchhaltung zuzugreifen. Dadurch kann Mr. Carson bspw. prüfen, ob eine Buchung bereits existiert bzw. neue Buchungen anlegen.

Download MonKey Office Connect

Laden Sie MonKey Office Connect von diesem Link herunter. Es steht jeweils ein Download für Windows und macOS zur Verfügung.

Registrieren einer kostenfreien Lizenz

Unter diesem Link starten Sie die Registrierung der kostenfreien Lizenz.

Installation

Installieren Sie MonKey office Connect mithilfe des heruntergeladenen Installers.

Einrichten der Datenbank

Starten Sie nun MonKey Office Connect. Sie werden wie beim Start von MonKey Office nach dem Datenbank Server gefragt. 

Hier können Sie allerdings nur eine Server Datenbank auswählen. Das ist der Grund dafür, dass Sie zuvor cubeSQL installiert und eingerichtet haben.

MonKey Office Connect Datenbank

Schritt 5: Anlegen eines MonKey Office Benutzers

Damit MonKey Office Connect auf die Daten zugreifen kann, muss ein Benutzer mit entsprechenden Rechten angelegt werden. Die Vorgehensweise ist hier in der Dokumentation beschrieben. Nennen Sie den Benutzer api und vergeben Sie ein Passwort.

  • Starten Sie MonKey Office und melden Sie sich als Benutzer admin an, damit Sie weitere Benutzer hinzufügen können.

Fügen Sie nun einen neuen Benutzer hinzu. Dazu gehen Sie im Menü auf Ablage – Benutzer.

MonKey Office Benutzer

Wählen Sie die „+“ Schaltfläche links unten. Anschließend tragen Sie die erforderlichen Daten ein:

  • Benutzername: api
  • Namenszeichen: api
  • Eigenes Kennwort aktivieren
  • Neues Kennwort und Wiederholung ausfüllen
MonKey Office Benutzer anlegen

Zuletzt müssen Sie noch die Berechtigungen für den neuen Benutzer einstellen. Dieser Schritt ist ganz wichtig, da die API Berechtigung nicht unter „Voller Zugriff“ fällt. Sie müssen daher „Eingeschränkter Zugriff“ auswählen und dann mit „Zugriffsrechte festlegen“ die Berechtigungen setzen. Am schnellsten geht dies mit der Schaltfläche „Alle ein“.

MonKey Office Benutzer Rechte

An dieser Stelle arbeitet MonKey Office wie bisher. Lediglich der Datenbankzugriff erfolgt über cubeSQL statt direkt.

Schritt 6: Mr. Carson konfigurieren

Bevor Sie mit Mr. Carson Ihre Buchhaltung automatisieren können, müssen Sie ein Benutzerkonto registrieren. Dies ist im Detail auf dieser Seite beschrieben.

MonKey Office Benutzer eintragen

Als nächstes müssen Sie die Verbindung von Mr. Carson zu MonKey Office Connect herstellen. Dazu müssen Sie in den Einstellungen von Mr. Carson den MonKey Office Benutzer mit seinem Passwort eintragen. Diesen Benutzer haben Sie einige Schritte weiter oben in MonKey Office angelegt, um Zugriff auf die Buchhaltungsdaten zu gewähren. Wenn Sie der Empfehlung gefolgt sind, lauter der Benutzername api.

Tragen Sie den MonKey Office Benutzer hier ein:

  • MonKey Office Benutzername (api)
  • MonKey Office Passwort

Auch hier können Sie mit der Schaltfläche „Verbindung testen“ überprüfen, ob Mr. Carson auf MonKey Office Connect zugreifen kann. Stellen Sie sicher, dass die Anwendung MonKey Office Connect gestartet ist.

Schritt 7 (optional): GetMyInvoices konfigurieren

Wenn Sie GetMyInvoices Kunde sind, können Sie die Zugangsdaten eintragen, um die Belege aus GetMyInvoices in Mr. Carson zu verwenden. Tragen Sie dazu Ihre Account Id und den API Key von GetMyInvoices ein. Sie finden die Angaben unter folgendem Link:

Schritt 8: Mr. Carson anwenden

Nun kann es endlich los gehen! Weiter geht es mit den ersten Schritten in Mr. Carson.