Die Kernidee von Mr. Carson ist die folgende:

  1. Dokumente werden zur Verfügung gestellt (PDF Dateien)
    • Aus den PDF Dateien werden alle relevanten Daten ermittelt.
  2. Regeln steuern die Zuordnung folgender Felder:
    • Welcher Firma wird das Dokument zugeordnet?
    • Welche Werte für Soll- und Habenkonto sollen eingetragen werden?
  3. Der Buchungssatz wird erstellt

Dokumente bereitstellen

Mr. Carson kann derzeit Dokumente auf folgenden Wegen entgegennehmen:

  • GetMyInvoices: dazu benötigen Sie ein Abo beim Anbieter. GetMyInvoices holt dann automatisch Rechnungen bei den von Ihnen hinterlegten Anbietern ab, wie bspw. der Telekom, Amazon, etc.
  • Upload: Sie laden PDF Dateien hoch.

Egal auf welchem Weg Sie ein Dokument bereitstellen, es werden in jedem Fall die Daten extrahiert. Diese finden Sie in der Tabelle der Dokumente.

Wenn Sie in der Tabelle der Dokumente einen Eintrag selektieren, werden in einer zweiten Tabelle die einzelnen Positionen des Dokumentes angezeigt.

Darunter finden Sie den vorgeschlagenen Buchungssatz für das Dokument. Anfangs werden hier noch einige Angaben fehlen, bis Sie die passenden Regeln hinterlegt haben.

Sie finden folgende Bereiche in der Mr. Carson Anwendung:

  • Menü zur Auswahl der verschiedenen Sichten
  • Tabelle der Dokumente
  • Tabelle der Positionen des ausgewählten Dokumentes
  • Ansicht der zugehörigen PDF Datei
  • Erzeugter Buchungssatz

Beachten Sie, dass die PDF Datei nur auf Anforderung angezeigt wird. Da sie vom Server geladen werden muss, erfolgt die Anzeige erst, nachdem Sie auf die Schaltfläche mit dem Lupensymbol klicken.

Mr. Carson Dokumente

Firmen

Jedes Dokument muss einer Firma zugeordnet werden. Selbst wenn Sie in MonKey Office nur mit einer Firma arbeiten, ist diese Zuordnung erforderlich.

In der Darstellung „Firmen“ können Sie die Firmen aus MonKey Office laden. Dies ist lediglich zu Beginn einmal erforderlich. Sollten Sie später in MonKey Office weitere Firmen ergänzen, müssen Sie die Firmen in Mr. Carson erneut laden.

Unterhalb der Tabelle mit den Firmen sind die firmenspezifischen Regeln zu sehen. Solange Sie nur mit einer einzigen Firma arbeiten, benötigen Sie keine firmenspezifischen Regeln.

Mr. Carson Firmen

Regeln

Bei den Regeln unterscheidet Mr. Carson drei Bereiche:

  • Konten: über diese Regeln werden Soll- und Habenkonto im Buchungssatz ausgefüllt.
  • Firmen: über diese Regeln werden Dokumente einer Firma zugeordnet.
  • Filter: mit diesen Regeln können Dokumente von der Buchung ausgeschlossen werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie mit GetMyInvoices Dokumente importieren, die jedoch nicht alle in der Buchhaltung landen sollen, wie bspw. Kontoauszüge.

Die Konten Regeln sind die wichtigsten, weil über sie die Zuordnung von Soll- und Habenkonto erfolgt.

Die erste Regel in der Abbildung setzt das Haben Konto auf 1800, wenn das Feld PaymentMethod einen beliebigen Wert hat. Diese Regel kann verwendet werden, wenn in der Buchhaltung nur ein einziges Bankkonto verwendet wird.

Die zweite Regel zeigt, dass alle Dokumente, die von der Firma IONOS stammen, dem Sollkonto 6837 zugeordnet werden.

Soll eine Regel das Soll- oder Habenkonto nicht verändern, trägt man den Wert 9999 ein. Dieser bedeutet „nicht gesetzt“.

Mr. Carson Regeln Konto

Arbeiten Sie in MonKey Office mit mehreren Firmen, können Sie mit diesen Regeln definieren, welcher Firma ein Dokument zugeordnet werden soll. In der Regel verwenden Sie dabei die „Tags“ Eigenschaft der Dokumente.

Mr. Carson Regeln Firmen

Dokumente können ausgeschlossen werden durch Filter. Dies ist in der Regel nur erforderlich, beim Einsatz von GetMyInvoices. Hier können Dokumente abgerufen werden, wie bspw. Kontoauszüge, die nicht in die Buchhaltung übernommen werden sollen.

Mr. Carson Regeln Filter

Buchung bearbeiten

In der Ansicht „Dokumente“ können Sie die Buchung bearbeiten, bevor diese zu MonKey Office übertragen wird. Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

  • Ist das Soll- und/oder Habenkonto nicht gesetzt, ergänzen Sie am besten zunächst eine entsprechende Regel. Wenn eine Buchung bearbeitet wurde, werden die Regeln nicht mehr auf sie angewendet. Daher ist es wichtig, fehlende Regeln vor der Bearbeitung zu ergänzen.

Wenn Sie ein Dokument in der obersten Tabelle auswählen, werden seine Positionen sowie die Buchung angezeigt. Mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie die Bearbeitung der Buchung aktivieren. Die beiden Schaltflächen „Speichern“ und „Verwerfen“ werden eingeblendet. Damit können Sie Ihre Änderungen speichern bzw. verwerfen.

Beachten Sie, dass nach dem Speichern keine Regeln mehr auf die Buchung angewendet werden.

Folgende Felder können bearbeitet werden (jeweils in Klammern steht das MonKey Office Feld):

  • Datum (Datum)
  • Beleg Nr. (Notiz)
  • Währung (Währg)
  • Exportiert, kann entfernt werden, um das Dokument erneut zu exportieren
  • Text (Buchungstext)
  • Betrag Brutto (Betrag)
    Betrag Netto und USt Betrag werden berechnet
  • Betrag Fremdwährung, wird aus Dokument übernommen. Ist rein informativ. Der entsprechende Euro Betrag muss unter Betrag Brutto eingetragen werden.
  • USt Satz, hieraus berechnen sich Netto und USt Betrag
  • USt Kennzeichen (Steuer)
  • Konto Soll (Soll)
  • Konto Haben (Haben)
  • Firma, Dropdown zur Auswahl der Firma, in der die Buchung erfolgt