Keine Zeit für die Buchhaltung?
PDF Belege automatisiert buchen in MonKey Office
Alle erforderlichen Daten werden aus dem PDF extrahiert und vollautomatisch der Buchungssatz erzeugt.
1. PDF Dateien bereitstellen
PDF Dateien können auf vielfältige Weise bereitgestellt werden. Unser Ziel ist ein zeitsparender, flüssiger Workflow.
- Upload: Dateien können in der Mr. Carson Anwendung hochgeladen werden.
- GetMyInvoices: Wir rufen die Belege aus Ihrem GetMyInvoices Zugang ab.
- Email: Wir stellen eine Emailadresse bereit, an die Sie Ihre Belege mailen können.
- Verzeichnis: Wir überwachen ein Verzeichnis in der Cloud (bspw. Dropbox) und nehmen von dort PDF Dateien entgegen.
- Zapier: Mr. Carson verfügt über eine Zapier Integration und kann von dort PDF Dateien entgegen nehmen.
2. Buchungssätze werden automatisch erstellt
Anhand der Daten aus den PDF Dateien werden vollautomatisiert die Buchungssätze erstellt.
- Mittels Regeln wird definiert, wie ein Beleg zu verbuchen ist. Die Regeln müssen nur einmalig angelegt werden.
- Mit den Regeln wird aus den Rechnungen jeweils der passende Buchungssatz erzeugt. Alle Daten aus den Rechnungen werden dabei vollautomatisch übernommen.
- Die Buchungssätze können bearbeitet werden, bevor sie an MonKey Office übergeben werden.
3. Ausführen der Buchung
Über die API von MonKey Office wird die Buchung direkt ausgeführt.
- Alle Buchungssätze werden auf Knopfdruck nach MonKey Office exportiert und dort vollautomatisch angelegt.
- Die von MonKey Office vergebene Buchungsnummer steht zur Verfügung, um bspw. den PDF Beleg entsprechend umzubenennen.
- Die PDF Dateien werden automatisch benannt und in der Verzeichnisstruktur abgelegt. So geht kein Beleg mehr verloren.
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Daten extrahieren
Die Daten aus den PDF Dateien werden automatisch extrahiert. Bei Verwendung von GetMyInvoices werden die Daten durch GetMyInvoices bereitgestellt. Bei eRechnungen enthält das PDF die Daten bereits. Bei allen anderen PDFs extrahieren wir die Daten.
Importdatei erstellen
Statt die Belege über die MonKey Office API zu buchen, kann auch eine Datei erstellt werden. Diese kann in MonKey Office oder andere Buchhaltungen importiert werden.
Belegablage
Alle gebuchten Belegdateien (PDFs) werden mit der Beleg Nr. aus der Buchhaltung versehen und in einer Verzeichnisstruktur abgelegt. So geht kein Beleg verloren und jeder Beleg ist leicht auffindbar.
Mehrere Firmen
Verwenden Sie in Monkey Office mehrere Firmen, können Sie die Belege automatisiert jeweils einer Firma zuordnen.
Regeln definieren
Über diverse Regeln wird definiert, wie ein Buchungssatz erzeugt werden soll. Die Daten aus dem PDF werden automatisch übernommen. So stehen die Beträge (Brutto, Netto, USt.) sowie Buchungsdatum, Text, etc. bereits zur Verfügung. Regeln definieren vor allem das Bankkonto sowie das Aufwandskonto.
PDF anzeigen
Alle PDF Dateien, die Sie in Mr. Carson eingefügt haben, können direkt in der Anwendung angezeigt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Beleg aus GetMyInvoices stammt oder als Upload in Mr. Carson hochgeladen wurden. So wird es noch leichter, den Buchungssatz zu kontrollieren, weil das PDF direkt an Ort und Stelle gezeigt werden kann.
Windows und macOS
Mr. Carson steht sowohl unter Windows als auch unter macOS zur Verfügung. Genau wie MonKey Office.